Bereits im Jahr 2016 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verabschiedet, gefolgt von der Kassensicherungsverordnung im Jahr 2017. Seit dem 1. Januar 2020 müssen computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein.
Außerdem ist seit dem 1. Januar 2025 die digitale Meldung des Besitzes von elektronischen Aufzeichnungssystemen (eAS) an die Finanzverwaltung verpflichtend. Wir möchten Sie hiermit über diese wichtigen Verpflichtungen informieren.
Wer muss digital melden?
Wenn Sie elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS) verwenden, sind Sie verpflichtet, diese bei der Finanzverwaltung zu melden. Dazu gehören beispielsweise:
- Elektronische oder computergestützte Kassensysteme sowie Registrierkassen
- Tablet- oder App-basierte Kassensysteme (softwaregestützte eAS)
- Waagen mit Registrierkassenfunktion
- Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kassenfunktion
- Hotelsoftware mit Kassenfunktion
- Praxissoftware für Ärzte, die Barzahlungen abwickeln kann
- EU-Taxameter
- Wegstreckenzähler
Diese Liste zeigt nur Beispiele auf und ist nicht vollständig.
Die Meldepflicht gilt sowohl für eigene Geräte als auch für (Kurzfrist-)Leihgeräte, Miete oder Leasing – also für alle eAS, die im Betrieb vorhanden sind. Auch Geräte, die nur als Ersatz oder Vorratsgerät bereitstehen, müssen gemeldet werden, selbst wenn sie momentan noch nicht im Einsatz sind.
Geräte, auf denen noch keine Kassensoftware installiert ist, sind nicht meldepflichtig. Ebenso besteht die Meldepflicht auch dann, wenn noch keine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) hinzugefügt wurde.
Bis wann ist die Meldung erforderlich?
- Geräte (eAS), die VOR dem 01.07.2025 in Ihren Besitz genommen wurden, sind bis zum 31. Juli 2025 zu melden.
- Für eAS, die AB dem 01.07.2025 in Ihren Besitz gelangen, gilt eine Frist von einem Monat nach Beschaffung für die Meldung.
- Wenn Sie ein eAS ab dem 01.07.2025 außer Betrieb nehmen, ist auch hierfür innerhalb eines Monats eine Meldung erforderlich. Bitte beachten Sie, dass die Außerbetriebnahme nur dann gemeldet werden muss, wenn das Gerät zuvor bereits gemeldet wurde.
Die Meldung einer Außerbetriebnahme ist nicht nur notwendig, wenn das Gerät nicht mehr genutzt wird, sondern auch, wenn es im Betrieb nicht mehr vorgehalten wird, also keiner Betriebsstätte mehr zugeordnet werden kann. Das kann beispielsweise bei Verkauf, Rückgabe, Verschrottung oder Diebstahl der Fall sein.
Wir empfehlen Ihnen außerdem dringend, den Verbleib Ihrer Geräte schriftlich zu dokumentieren, beispielsweise durch einen Rückgabebeleg an einen Händler, eine Verschrottung durch eine Fachfirma oder einen Eigenbeleg.
Wie erfolgt die Meldung?
Die Meldung muss elektronisch an das Finanzamt erfolgen.
Wer macht die Meldung?
In diesem Link haben wir Ihnen eine Checkliste beigefügt - wir würden Sie bitten, uns diese immer zu den angegebenen Fristen zurückzusenden, dann übernehmen wir sehr gerne die Meldung für Sie.
Ein Tipp noch für Sie: Die meisten Kassenhersteller haben auf den Webseiten Infos/Hilfestellung zur Meldung, z. Bsp.:
https://guide.jtl-software.com/jtl-pos/einrichtung/kassensystem-ueber-das-elster-portal-anmelden/#:~:text=Hinweis%3A%20Die%20BSI%2DZertifizierungs%2D,Sicherheitseinrichtung%20(TSE)%20zertifiziert%20hat
Sollten wir keine Meldung von eAS-Geäten von Ihnen erhalten, weisen wir Sie darauf hin, dass dies ggf. in einer Betriebsprüfung negativ ausgelegt werden kann. Daher bitten wir Sie höflichst, uns in jedem Fall eine Meldung Ihrer eAS zu geben.
Ihr Team der BÄUERLE.Steuerberatungsgesellschaft mbH