Teamleiterin Mareike Schwab

BÄUERLE . Leistungen

Finanz­buchhaltung.

Die moderne Finanz­buchhaltung versucht alle Daten elektronisch in die von uns genutzte Finanz­buchaltungs­software der SIMBA einzulesen. Dies minimiert manuelle Fehlerquellen und verhindert Doppel­erfassungs­aufwand!

Heutzutage ist es unerlässlich, monatlich genau abgestimmte Zahlen und aussage­kräftige Auswertungen zu haben. Der Mandant muss wissen wo er steht und viele Banken wollen immer ein aktuelles Bild ihrer Kunden haben.

Unser Finanzbuch­haltungs­team freut sich über Ihr Vertrauen!

Unser Marken­zeichen und Ihr Vorteil.

Sie entscheiden selbst über unsere Aufgabenteilung - Welche Vorarbeit wollen Sie leisten, um den Bearbeitungsprozess zu optimieren? Die klassische "Pendelordner"-Buchhaltung ist genauso möglich wie die volldigitale Lösung.

Gerne übernehmen wir für Sie Ihre Offene-Posten-Verwaltung (inklusive Mahnwesen) und auch den kompletten Zahlungsverkehr. Alle notwendigen Daten haben wir sowieso im Haus... SIE entscheiden!

Arbeitsschritte im Detail

1. Einrichtung der Finanzbuchhaltung

Die Stammdaten des Mandanten werden in die SIMBA-EDV eingearbeitet.

Der Kontenrahmen wird festgelegt (wir arbeiten in der Regel mit dem sogenannten SKR03) und, sofern möglich, auf die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Betriebes angepasst.

Es erfolgt eine Besprechung mit dem Mandanten bezüglich der optimalen Belegablage. Die Belegablage orientiert sich neben den gesetzlichen Anforderungen daran, den Aufwand in der Kanzlei und damit auch die Kosten für den Mandanten möglichst gering zu halten. Die Arbeitsteilung zwischen dem Mandanten und der Kanzlei wird nach den Wünschen des Mandanten aufgesetzt. In den letzten Jahren, und insbesondere während der Lockdown-Zeit, hat sich das Einscannen der Belege durch den Mandanten und der „Transport“ der Belege über die Cloudlösung „SIMBA Direkt“ direkt in unsere Buchhaltung als die beste Variante etabliert.

Der Mandant wird darüber informiert, welche bürokratischen Mindestanforderungen an die Belege seiner Buchhaltung vom Finanzamt vorgegeben werden.

Wir arbeiten immer mit Einzugsermächtigungen für die Umsatzsteuer beim Finanzamt. Nur so ist die jederzeit fristgerechte Zahlung gewährleistet. Das notwendige Formular wird in unserem Haus vorbereitet.

Nach Absprache mit dem Mandanten wird für ihn ein individuelles Auswertungspaket geschnürt. Dies umfasst neben dem Protokoll für die monatliche Umsatzsteuerübermittlung auch die auf seine Bedürfnisse ausgerichteten betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Die Auswertungen werden inzwischen überwiegend in das Kundenportal von „SIMBA Direkt“ übertragen. Dort kann jeder Mandant jederzeit alle seine Auswertungen online ansehen, drucken oder weiterleiten.

2. Bearbeitung der Finanzbuchhaltung

Die Art der Bearbeitung der Buchhaltung ist inzwischen extrem unterschiedlich, je nachdem wie die Belege zu uns in die Kanzlei kommen.

Bei der immer seltener werdenden klassischen Pendelordner-Buchhaltung werden die Belege durchgesehen, den jeweiligen Erlös- und Aufwandskonten zugeordnet und in der SIMBA-Software verarbeitet.

Wir versuchen möglichst viele EDV-Daten einzulesen. Neben dem Einlesen von Ausgangsrechnungslisten und Kassen werden alle Kontobewegungen auf den Girokonten direkt in unsere EDV eingelesen.

Mit vielen Mandanten arbeiten wir inzwischen komplett digital zusammen. Alle Originalbelege (Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen) werden vom Mandanten eingescannt und auf dem „SIMBA Direkt“-Portal abgelegt. Viele Belege erreichen den Mandanten schon digital, dann werden die PDF-Belege ebenfalls auf dem SIMBA Direkt Portal abgelegt. Von dort holen wir uns die Belege ab und lesen diese ein. Über ein trainierbares OCR- Erkennungssystem werden - meist automatisiert - Buchungsvorschläge generiert. Es werden dann die gescannten Belege mit der dazugehörigen Buchung verknüpft. Von der möglichst elektronisch vom Mandanten geführten Kasse werden die einzelnen Buchungen ins System importiert. In der Regel gibt es außer bei Einzelhändlern und Gastronomiebetrieben keine Kassen mehr.

Alle Bankbewegungen werden jede Nacht vom Bankserver abgeholt und ins SIMBA System eingelesen. Idealerweise werden wiederkehrende Buchungen automatisch erkannt und mit den bereits gebuchten Belegen verknüpft.
Das ist die moderne Art der Finanzbuchführung, die sich auf lange Sicht durchsetzen wird. Der Zeitaufwand reduziert sich kurzfristig nicht merklich, aber es ist zukünftig alles immer griffbereit abgelegt in der Buchhaltung. Und die Bearbeitung ist auch vom Homeoffice aus möglich.

Wichtig:
Wir versuchen möglichst genaue Monatsergebnisse zu liefern. Monatsgenaue Ermittlung der Abschreibungsbeträge, monatliche Buchungen von Bestandsveränderungen und monatliche Abgrenzung von Steuerzahlungen sind für uns selbstverständlich. Der Monatsabschluss ist ein "Quasi-Jahresabschluss auf Monatsbasis".

3. Analyse

Die Analyse der Finanzbuchhaltung umfasst die monatliche Kontrolle der erstellten Buchungen und die Abstimmung der Offenen-Posten-Listen. Ihre Buchhaltung wird von uns monatlich auf Besonderheiten überprüft und ungeklärte Posten werden mit Ihnen sofort abgestimmt. Durch einen Vorjahresvergleich überprüfen wir, wie sich Ihr Betriebsergebnis im Vergleich zum Vorjahr entwickelt hat und ziehen daraus Schlussfolgerungen. Sollten sich die Ergebnisse abweichend entwickeln, werden die Mandanten darüber informiert und es werden beim Finanzamt die notwendigen Anpassungen der Vorauszahlungen beantragt.

Digitalisierung.

Mit vielen Mandanten arbeiten wir inzwischen komplett digital zusammen.

Wir helfen Ihnen sehr gerne bei der Umstellung Ihres Betriebes und geben Ihnen gerne unsere Erfahrungen weiter.

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