Um die Verarbeitung und Anerkennung von Bewirtungsbelegen und Rechnungen grundsätzlich zu beschleunigen, müssen diese beiden Dokumente grundsätzlich die im Folgenden aufgezeigten Angaben beinhalten. Fehlen einzelne Bestandteile, müssen diese erst zeitaufwendig hinterfragt oder Rechnungen auch wieder neu geschrieben werden.
Um einen erhöhten Aufwand diesbezüglich zu vermeiden, zeigen wir die erforderlichen Inhalte nochmals auf:
1. Angaben auf Bewirtungsbelegen:
Bewirtung findet nicht in Gaststätte statt:
· Ort
· Tag
· Teilnehmer
· Anlass der Bewirtung
· Höhe der Aufwendungen
Bewirtung findet in Gaststätte statt:
· Teilnehmer
· Anlass der Bewirtung
· Rechnung über die Bewirtung
Allgemeine Angaben zum Anlass der Bewirtung, wie: Arbeitsgespräch, Infogespräch, Hintergrundgespräch, Geschäftsessen, oder Kontaktpflege, reichen zur hinreichenden Bestimmung des Anlasses NICHT aus.
2. Angaben in Rechnungen
Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten, um ordnungsgemäß zu sein:
Leistungs- bzw. Lieferdatum
Das gilt auch, wenn das Rechnungsdatum mit dem Leistungs- bzw. Lieferdatum übereinstimmt. Dabei ist es auch erlaubt, anstatt des genauen Datums (8. Mai 2012) nur den Monat (Mai 2012) anzugeben. Wird ausschließlich auf dem Lieferschein das Leistungsdatum ausgewiesen, muss in der Rechnung auf den Lieferschein verwiesen werden. Bei Teilleistungen entsteht mit Vollendung jeder einzelnen Teilleistung ein eigenes Leistungsdatum.
Leistungsbeschreibung
Folgende Leistungsbeschreibungen sind nicht ausreichend:
· Außenputzarbeiten (es muss mind. die Wandfarbe und die m² Zahl angegeben sein)
· Bauarbeiten / Bauleistungen
· Beratung und Kontrolle (Details müssen aufgeführt werden)
· Beratungsleistungen
· Fliesenarbeiten (es muss mind. die Fliesenart und die m² Zahl angegeben sein)
· Gutschrift
· Mobiltelefone (Aufzeichnung der IMEI Nummer ist erforderlich)
· Personalgestellung
· Reinigungsarbeiten
· Renovierungsarbeiten
· Schmuck und Uhren
· Trockenbauarbeiten
Es ist auf eine aussagekräftige Leistungsbeschreibung sowohl bei Eingangs- als auch bei Ausgangsrechnungen zu achten!
Dabei können sich die genauen Leistungsbeschreibungen auch aus anderen Unterlagen ergeben. Allerdings muss in der Rechnung auf diese anderen Unterlagen verwiesen werden.
Wenn Sie hierzu gerne detailliertere Informationen hätten, kommen Sie immer gerne auf uns zu -
Ihr Team von BÄUERLE.Steuerberater.
Verfasserin dieses Beitrages: Helen Schirmer/Jahresabschlussteam Martina Zendath
