Ab dem 01.01.2014 wird das Reisekostenrecht neu geregelt, was einige Änderungen mit sich bringen wird. Einen Auszug dieser Neuerungen wollen wir Ihnen daher kurz vorstellen.
Der Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ ersetzt den der „regelmäßigen Arbeitsstätte“
Die erste Tätigkeitsstätte ist definiert als ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist (§9 Abs. 4 EStG).
Es kann also je Dienstverhältnis nur noch eine erste Tätigkeitsstätte geben. Diese kann nun auch zum Beispiel bei einem Kunden sein. Die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt maßgeblich durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegungen des Arbeitgebers. Von einer dauerhaften Zuordnung wird ausgegangen, wenn die Tätigkeit unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder länger als 48 Monate erfolgt. Fehlt eine Festlegung oder ist sie nicht eindeutig, richtet sie sich nach quantitativen Kriterien und, wenn nötig, in einem dritten Prüfungsschritt nach der Entfernung der Wohnung zu den betrieblichen Einrichtungen.
Änderung der Höhe der Verpflegungsmehraufwendungen
Ab 2014 gibt es statt der bisherigen drei-stufigen Staffelung nur noch eine zwei-stufige Staffelung der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen. Diese betragen nun je Kalendertag
o 24,00 € bei einer Abwesenheit ab 24 Stunden,
o 12,00 € für den An- und Abreisetag bei mehrtätiger Abwesenheit und bei eintägiger Abwesenheit von mehr als 8 Stunden.
Die Dreimonatsfrist bleibt bestehen. Allerdings beginnt diese Frist bei einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen neu zu laufen, unabhängig vom Grund der Unterbrechung. Auch krankheits- oder urlaubsbedingte Unterbrechungen können ab 2014 also zu einem Neubeginn der Frist führen.
Mahlzeitengestellung
Vom Arbeitgeber veranlasste Mahlzeiten dürfen nur noch dann mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden, wenn der Arbeitnehmer keinen Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand geltend machen könnte, etwa weil die Reisedauer bei unter 8 Stunden lag.
Kann der Arbeitnehmer hingegen einen Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand geltend machen, weil er am Reisetag zum Beispiel länger als 8 Stunden von seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend war, so ist als Wert der Mahlzeit nicht mehr der Sachbezugswert anzusetzen. Stattdessen gilt: Der Wert der Mahlzeit beträgt fürs Frühstück 20 % und für Mittag- und Abendessen je 40 % des vollen Pauschbetrages. Bei Inlandsreisen ergeben sich diese Werte: Frühstück 4,80 € (20 % von 24 €) und für Mittag- und Abendessen je 9,60 € (40 % von 24 €). Der Arbeitgeber darf nur noch den gekürzten Pauschbetrag steuerfrei an den Mitarbeiter auszahlen.
Beispiel: Der Arbeitnehmer ist an einem Reisetag 12 Stunden im Inland abwesend. Er hat damit Anspruch auf einen Pauschbetrag von 12 €. Während der Reise erhält er ein kostenloses Mittagessen vom Arbeitgeber, das mit 9,60 € (40 % von 24 €) bewertet wird. Der Arbeitgeber darf nur noch 2,40 € (12 minus 9,60 €) steuerfrei an den Arbeitnehmer auszahlen.
Wie viel darf eine Mahlzeit kosten, für die sich der Sachbezugswert ansetzen lässt?
Derzeit 40,00 €, ab 2014 dann 60,00 €. Übersteigt der Preis für die Mahlzeit diesen Betrag, kann der niedrige amtliche Sachbezugswert für die Mahlzeit nicht angesetzt werden. Die Mahlzeit gilt dann als unüblich und ist dann mit dem tatsächlichen Preis im Lohnkonto des Mitarbeiters zu versteuern.Macht der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale für die vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten geltend, werden diese für ein Frühstück um 20% (4,80 €) und für ein Mittag- bzw. Abendessen um 40% (9,60 €) des Pauschbetrags gekürzt.
Die Verpflegungsmehraufwendungen können in der Einkommenssteuer als Werbungskosten geltend gemacht werden. Dazu hat der Arbeitnehmer Aufzeichnungen über die genaue Anzahl und Art der Mahlzeiten zu führen beziehungsweise der Arbeitgeber muss eine entsprechende Bescheinigung ausstellen.
Falls Sie Fragen zu den Änderungen im Reisekostenrecht und dessen Folgen haben, steht Ihnen Ihr Lohn-Team gerne jederzeit zur Verfügung!
Das Lohn-Team ist momentan dabei, eine Broschüre über die Neuerungen des Reisekostenrechts ab 2014 zu erstellen. Gerne stellen wir diese unseren Mandanten bei Wunsch zur Verfügung!
