FAQ zum Thema Lohnbuchhaltung

Das kommt darauf an, was Sie wollen. Wenn Sie wollen, dass alle gesetzlichen Anforderungen korrekt eingehalten und alle potenziellen, steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten ausgenutzt werden, dann reicht ein Knopfdruck wohl nicht aus. Denn hierzu benötigt man gut ausgebildete Mitarbeiter. Aus diesem Grund investieren wir regelmäßig in die Qualifizierung unserer Mitarbeiter.
Zudem bieten wir für unsere Mandanten einen absoluten Vollservice an. Auf Wunsch überweisen wir das Gehalt per Vollmacht an die Mitarbeiter und regeln die komplette Korrespondenz mit allen Behörden (Finanzamt, Krankenkasse, Rentenversicherung, Berufsgenossenschaft, Agentur für Arbeit).

Selbstverständlich nutzen wir alle Möglichkeiten, die die EDV bietet, um möglichst viele Daten optimal verarbeiten zu können. Es ist und bleibt aber die Aufgabe von qualifizierten Buchhaltern zu entscheiden, ob alle gesetzlichen Anforderungen an Belege eingehalten sind und wie verbucht wird. Denn nur so erhält man korrekte betriebswirtschaftliche Auswertungen.

Im Prinzip ja. Wir empfehlen dies nur, wenn sehr gute lohnsteuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Kenntnisse vorhanden sind.

Ja. Der Arbeitnehmer hat einen gesetzlichen Anspruch darauf. Wir haben immer alle Abrechnungen archiviert und können diese bei Bedarf per Post oder Email an den Arbeitgeber oder Arbeitnehmer ausgeben.

Nein, da jede Betriebsprüfung für die Vorbereitung, Unterlagenbereitstellung, Betreuung während der Prüfung, Abschlussbesprechung, Prüfungsberichtskontrolle und Übermittlung der Ergebnisse an den Mandanten einen sehr unterschiedlichen Aufwand verursacht, wird dies jeweils nach Zeitaufwand abgerechnet.

Die Prüfungsbetreuung erfolgt in der Regel von unserer erfahrenen Teamleiterin im Bereich Lohn und Gehalt und wird als hochwertige Dienstleistung mit hohem Nutzen für die Mandanten mit 100 € pro Stunde abgerechnet.

Die Gebührennote wird mit dem Prüfungsbescheid an die Mandanten übermittelt.

Die Lohnsteuerprüfer prüfen in der Regel nur einen Mandanten und kommen hierfür zu uns in die Kanzlei. Sie bekommen von uns alle relevanten Daten elektronisch zur Verfügung gestellt und alle sonstigen notwendigen Unterlagen, wie die Arbeitsverträge vorgelegt. Im Vorfeld bereiten wir alle notwendigen Belege und Unterlagen für den Prüfer vor.

Die Sozialversicherungsprüfung wurde nach Absprache mit der Deutschen Rentenversicherung dahingehend optimiert und rationalisiert, dass die zuständigen Prüfer bei uns im Haus immer gleich mehrere Betriebe am Stück prüfen. Teilweise sind die Prüfer mehrere Wochen am Stück bei uns in der Kanzlei.

Mit den Berufsgenossenschaften arbeiten wir noch daran, dass hier auch sogenannte „Sammelprüfungen“ stattfinden. Dies würde den Zeitaufwand bei uns und somit den Kostenaufwand für unsere Mandanten reduzieren.

Das Finanzamt prüft in der Regel alle 3 Jahre, ob die Lohnsteuer für die Mitarbeiter korrekt ermittelt wurde und korrekt abgeführt wurde.

Die Deutsche Rentenversicherung prüft regelmäßig und lückenlos, ob die kompletten Sozialversicherungsbeiträge korrekt ermittelt und abgeführt wurden.

Die Berufsgenossenschaft prüft ebenfalls in regelmäßigen Abständen, ob die Anmeldungen korrekt waren.

Die Rentenversicherung mit derzeit 9,95 %.

Die Arbeitslosenversicherung mit derzeit 1,5 %.

Die Krankenversicherung mit derzeit 7,3 %.

Die Pflegeversicherung mit derzeit 0,97 %.

Die Umlagen für Mutterschutz und Lohnfortzahlung mit durchschnittlich
1,5 %.

Die Berufsgenossenschaft mit ca. 2 %.

Die Kosten für die komplette Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen beim Steuerberater mit ca. 20,00 € pro Arbeitnehmer im Monat.

So kommen in der Summe bis zu 25 % Lohnnebenkosten zusammen.

Die elektronische Verarbeitung ermöglicht nur eine einmalige elektronische Lohnsteuerkarte. Dies vereinfacht einiges.

Nein leider nicht. Die frühere Höhe der Steuerfreiheitsgrenze mit bis zu 700,00 DM ist leider gestrichen. Nun darf die Sachzuwendung nicht über eine Aufmerksamkeit im Wert von 40,00 € hinausgehen.

Der Geschäftsführer ist nur renten- und arbeitslosenversicherungsbefreit, wenn er beherrschend im Sinne des Sozialgesetzbuches ist. Der Vorstand ist kraft Gesetzes immer befreit.

Nein. In Ausnahmefällen kann über eine Statusfeststellung bescheinigt werden, dass keine Beträge für Arbeitslosen- und Rentenversicherung abgeführt werden müssen. Dies kann auch für die Vergangenheit rückwirkend anders beurteilt werden.

Regelmäßig ist dies so, wenn mitarbeitende Familienangehörige ein unternehmerisches Risiko durch zum Beispiel Darlehensvergabe an den Unternehmer haben.

Das kommt darauf an, ob die Geschäftsführer vom Sozialversicherungsträger als beherrschend angesehen werden. Dies ist ein sehr komplexes Thema mit vielen Rechtsprechungsänderungen. In der Regel ist ein Geschäftsführer dann beherrschend, wenn er mit seinen Stimmrechten in der Gesellschafterversammlung Beschlüsse beeinflussen kann. Sofern er eine Sperrminorität besitzt, ist dies in der Regel der Fall. Die letztendliche Sicherheit bekommt man über ein Statusfeststellungsverfahren der deutschen Rentenversicherung.

Der Arbeitgeber ist hier in der Haftung. Daher ist es immens wichtig, dass die Beträge korrekt ermittelt werden.

Wir sind aufgrund unseres internen, zertifizierten Qualitätsmanagement-Systems verpflichtet, Änderungen nur schriftlich anzunehmen. Dies geschieht regelmäßig per Fax oder Email.

Durch die Komplexität des Themengebietes Lohn- und Gehaltsabrechnungen gibt es heutzutage immer mehr Spezialisten.

Ganz selten gibt es noch Mitarbeiter in Steuerberaterkanzleien, die sowohl Finanzbuchhaltungs-, als auch Lohnbuchhaltungsexperten sind.

Ja. Dies wird in unserem Lohnteam automatisch regelmäßig überprüft und optimiert. Die Mandanten werden immer wieder darüber informiert, welche Möglichkeiten es hier gibt. Trotz immer weiterer Einschränkungen sind unter engen Voraussetzungen Sachbezüge, Betriebliche Altersvorsorge, gesundheitsbedingte Aufwendungen, Kinderbetreuungskosten immer noch steuerlich und sozialversicherungsrechtlich gefördert.

Diese Beiträge werden gesamt an die jeweils gewählte Krankenversicherung der Arbeitnehmer bezahlt. Dort erfolgt eine interne Umverteilung an die Deutsche Rentenversicherung und die Arbeitsagentur.

Der monatliche Zahlungstermin für die Beiträge ist jeweils der drittletzte Bankarbeitstag im Monat. Die Beitragsnachweise sind demzufolge am fünftletzten Bankarbeitstag im Monat fällig. Sollten die Abrechnungen bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht erstellt sein, was z.B. bei klassischen Stundenlöhnen immer der Fall ist, arbeitet man generell mit dem Beitrag des Vormonats als Schätzungsbeitrag und der echte Beitrag wird mit dem Folgemonat verrechnet.

Wir versuchen, möglichst alle Lohn- und Gehaltsabrechnungen bis zum 25. des jeweiligen Monats komplett zu erledigen. Dies erspart uns erhebliche Abstimmarbeiten mit den Schätzbeiträgen.

Es gibt sechs Steuerklassen

Die Steuerklasse 1 gilt für ledige Arbeitnehmer und beinhaltet für die Berechnung der monatlichen Lohnsteuer schon den Grundfreibetrag für jeden Steuerbürger von ca. 8.000,00 € pro Jahr und zusätzlich die Werbungskosten pauschal mit ca. 1.000,00 € pro Jahr.

So kann ein Arbeitnehmer fast 1.000,00 € pro Monat verdienen, ohne dass ihm Lohnsteuer einbehalten wird.

Die Steuerklasse 2 gilt für Alleinstehende, die nicht mit volljährigen und nicht in Ausbildung befindlichen Personen in einem Haushalt leben. Zu dem Freibetrag der Steuerklasse 2 kommt noch ein inzwischen minimaler Alleinerziehungsfreibetrag.

Die Steuerklasse 3 ist bei Ehegatten vorgesehen für den Alleinverdiener der Familie oder den Partner, mit dem wesentlich höheren Bruttoeinkommen als Angestellter. Hier wurde der Grundfreibetrag des Ehepartners voll mitberücksichtigt. Bei Steuerklasse 3 können über 1.700,00 € monatlich Lohnsteuerabzug vereinnahmt werden.

Die Steuerklasse 4 gilt für Verheiratete und beinhaltet die selben Parameter wie die Steuerklasse 1. Die Kombination 4/4 für die Ehepartner wird in der Regel gewählt, wenn beide Partner ähnliche Einkommen erzielen.

Die Steuerklasse 5 erhält der Partner des Ehegatten, der die Steuerklasse 3 hat. Hier ist die „gefährlichste“ Steuerklassenkombination, denn es kann hier bei der Einkommensteuererklärung am Jahresende häufig zu Nachzahlungen kommen, wenn der Ehegatte mit der Steuerklasse 5 etwas verdient hat und der Partner mit der Steuerklasse 3 relativ hohe Einkünfte hat.

Die Steuerklasse 6 bekommt man, wenn man eine zweite Anstellungstätigkeit annimmt. Hier wird die Lohnsteuer ohne Freibetrag ab dem ersten Euro Verdienst abgezogen. Auch hier wird ein "deutscher Durchschnittssteuersatz" angenommen. Auch hier kann es über die Steuererklärung, die bei Arbeiten mit der Steuerklasse 6 immer Pflicht ist, zu Nachzahlungen kommen.  

Wichtig: Die monatliche Versteuerung über Lohnsteuerklassen ist immer nur vorläufig und der korrekte Steuerbetrag wird immer erst mit der Erstellung der Einkommensteuererklärung festgelegt.